Для больших и маленьких
Новый Кабинет заявителя ФГУП «ГРЧЦ» всегда открыт для диалога с операторами
С 1 апреля 2016 года, с того момента, когда ФГУП «ГРЧЦ» объявило о вводе в промышленную эксплуатацию новой версии своей внешней информационной системы, прошло пять месяцев. Пришла пора подвести первые итоги. С чем же столкнулись операторы? Какие проблемы пришлось решать службе технической поддержки? Какие подходы признаны удобными, а какие, напротив, требуют кардинального пересмотра?
Внимание к деталям
Справедливости ради нужно сказать, что крупным операторам мы анонсировали запуск нового Кабинета заявителя чуть раньше, накануне 2016 года. Официально ссылку на него мы тогда еще не публиковали, но в рабочем порядке доступ некоторым заявителям предоставили. Так что формально опыт эксплуатации системы даже чуть больше. Правда, на первых порах процесс шел довольно медленно: операторы отнеслись к новшеству с осторожностью, изучали, вносили свои предложения по его развитию. Связаны они, главным образом, с тем, чтобы система позволяла быстро и удобно настроить их обычно сложные филиальные схемы и организационные структуры. Мы с готовностью шли навстречу, и к моменту публичного запуска механизм управления доступом уже обладал достаточно гибким функционалом.
И если с крупными операторами мы работали индивидуально: помогали начать работу с системой, организовывали обучение ключевых сотрудников, в режиме реального времени отвечали на возникающие вопросы, – то всем остальным приходилось разбираться самостоятельно. Конечно, на сайте опубликовано подробное руководство пользователя, но все же без сюрпризов не обошлось. Часто во вложениях оказывались, мягко говоря, не совсем те документы, которые мы ожидали увидеть на основании заключенного договора. И хотя это все незначительные проблемы, их можно решать в рабочем порядке, но с целью упрощения взаимодействия хотелось бы попросить пользователей Кабинета заявителя внимательнее относиться к подготовке и отправке материалов обращения.
Навстречу пожеланиям
Функционал системы предусматривает различные варианты взаимодействия: первичная подача обращения, переписка по ранее поданным заявкам, запрос информации из базы данных ФГУП «ГРЧЦ», запрос на образование позывного или судовой станции. Все они по-разному обрабатываются внутри предприятия и требуют определенного набора документов, в том числе формального согласия с тем или иным порядком, опубликованным в Кабинете заявителя.
Пожалуй, самое существенное пожелание наших контрагентов, особенно крупных, заключается в обеспечении возможности обмена документами через спецоператоров электронного документооборота (ЭДО). Законодательство нас обязывает использовать подобные внешние сервисы только в отношении счетов-фактур, но электронные бизнес-процессы заявителей зачастую уже настроены на взаимодействие через операторов ЭДО. У многих контрагентов внедрены собственные ERP-системы, которые уже интегрированы с системами спецоператоров, созданы и утверждены соответствующие внутренние регламенты. Поэтому, если новый процесс не вписывается в существующую схему, заявителю проще распечатать электронный документ, полученный через Кабинет заявителя, и запустить его на согласование по «бумажному» маршруту.
Мы понимаем суть этих проблем и готовы публиковать весь комплект финансовых документов через спецоператора ЭДО. В настоящее время заключен договор с ООО «Компания Тензор», ведутся работы по интеграции наших информационных систем. Но это вовсе не означает снижение роли Кабинета заявителя.
Во-первых, спецоператора планируется использовать только для обмена финансовыми документами.
Во-вторых, финансовые документы будут также дублироваться в интерфейсе нашей системы. Так что заявитель сможет сам выбирать, откуда ему удобнее забирать информацию.
Что же касается заключения договора, подачи материалов обращения, тем более учитывая, что в перспективе это будет реализовано в структурированном виде, то тут, естественно, заменить нашу узконаправленную специализированную систему никакой спецоператор ЭДО не сможет.
Кабинет заявителя продолжает активно развиваться, становится все более удобным и функциональным. Мы внимательно прислушиваемся к пожеланиям наших клиентов и стараемся максимально учесть все их разумные предложения. Например, по просьбе РТРС реализован гибкий механизм настройки уведомлений. Теперь каждый пользователь может отказаться от получения тех сообщений, которые не относятся непосредственно к его области деятельности. И подобных примеров множество. Кроме того, продолжаются активные работы по реализации взаимодействия полностью в структурированном виде как в автоматическом режиме через веб-сервисы, так и через удобный экранный интерфейс пользователя.
Мотивация – удобство
В завершение немного статистики. На момент выхода журнала в новом Кабинете заявителя заключено уже 150 договоров в интересах 117 заявителей, по которым подано 1 100 обращений, при этом еще 250 договоров находятся на этапе подготовки.
Одновременно наблюдается существенное сокращение использования прежней версии системы. Мы намеренно не ограничивали доступ к старому Кабинету, мотивируя пользователей переходить на новый, прежде всего, удобством работы в нем и другими немаловажными преимуществами.
Аналогичная ситуация и с радиолюбителями: 353 пользователя подали 552 электронных обращения. В ближайшее время планируем полностью перейти на прием обращений в электронном виде исключительно через новый Кабинет заявителя.
