Кадровый документооборот оцифруют

ПЕРЕЕЗД СОТРУДНИКА НЕ ОБЯЗАТЕЛЕН

Госдума приняла закон, который позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

К ним относятся трудовой и ученический договоры, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов.

Согласно действующему законодательству, в настоящее время нет законных оснований для их оформления только в электронном виде.

Принятый закон открывает возможности для удаленного трудоустройства. Так,

соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор

Кроме того, работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью и иметь быстрый доступ к необходимой документации.

Правда, есть исключения, когда новые нормы не применяются. Так, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, придется дублировать на бумаге.

«Это значит, что нельзя удаленно уволить работника, а многих сотрудников нельзя полностью удаленно принять на работу – если есть необходимость приехать и подписать журнал безопасности. Добавление даже одного бумажного документа в процесс трудоустройства или увольнения в значительной мере снижает эффект от перевода всех остальных в электронный вид», – пояснил RSpectr директор по развитию платформы HRlink (российская система электронного кадрового документооборота) Дмитрий Махлин.

В пояснительной записке к законопроекту также отмечается, что его принятие позволит оперативно получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных с места работы, – необходимые сведения можно будет запросить через информационную систему.

О переходе на ЭКДО работодатель должен будет уведомить сотрудников, которые, в свою очередь, вправе отказаться от этого.

ЦИФРОВАЯ ПОДПИСЬ

Документом предполагается использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) или усиленную неквалифицированную электронную подпись (НЭП).
Отмечается, что при заключении трудовых договоров, о материальной ответственности, подписании заявления об увольнении, уведомлении об изменении условий труда работодателем используется только КЭП. При этом работник может использовать в таких случаях НЭП.

Закон предусматривает ведение электронного документооборота на цифровой платформе Федеральной службы по труду и занятости «Работа в России» (в том числе через портал Госуслуг) или в информационной системе работодателя, соответствующую требованиям Трудового кодекса РФ.

ПРОВЕРИЛИ НА ПРАКТИКЕ

Текст документа был разработан с учетом эксперимента по использованию ЭКДО, который завершился 15 ноября 2021 года, сообщили в Минтруде России.
 
Там уточнили, что

переход на электронные документы не является обязательным, решение принимается каждой организацией самостоятельно

Положения закона применяются к участникам эксперимента, пожелавшим продолжить электронный кадровый документооборот, с 16 ноября 2021 года.

При этом для таких работодателей предусмотрен период до 1 июля 2022 года, в течение которого необходимо выполнить предусмотренные поправками мероприятия по переходу на ЭКДО, продолжая вести электронное кадровое делопроизводство, как это было в период эксперимента.

Работодатели, которые не желают продолжать использование электронных документов, связанных с работой, по завершении эксперимента возвращаются к кадровому документообороту на бумажных носителях в соответствии с нормами действующего трудового законодательства.

Минтруд, пресс-служба:

– ЭКДО упрощает процедуру оформления трудовых отношений, сокращает рутинные операции кадрового делопроизводства, экономит трудовые и материальные ресурсы организации, обеспечивает сохранность документов, повышает эффективность защиты прав работников за счет прозрачности и открытости делопроизводства.

МНЕНИЯ ЭКСПЕРТОВ

Члены рабочей группы «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика», на базе которой разрабатывался изначальный вариант законопроекта, считают, что решение сохранить некоторые документы в традиционном виде увеличит время на их оформление и повлечет дополнительные расходы на хранение бумажных копий.

Дмитрий Тер-Степанов, директор по направлению «Нормативное регулирование» АНО «Цифровая экономика»:

– Не исключено также, что будет достигнут обратный эффект – для упрощения процедур увольнения увеличится число случаев найма по договору подряда, а это может ущемлять права работника в случае спорных ситуаций. Вместе с тем для сотрудников, работающих удаленно, например, из другого города или региона, необходимо будет нести дополнительные расходы для оформления увольнения при их личном присутствии. Внесенные изменения отложат достижение главного эффекта – переход в электронный вид для всего жизненного цикла отношений.

Д. Махлин уверен, что вступление новых норм в силу сильно упростит работу HR-отделов, особенно в крупных компаниях с большим количеством удаленных сотрудников.

Дмитрий Махлин, HRlink:

– Мы уже видим растущий спрос на ЭКДО-решения со стороны финансового сектора, ритейла, IТ. За счет перехода в цифру компании могут экономить на расходе бумаги, печати, оформлении курьерской доставки. В среднем затраты на ЭКДО в 2-4 раза ниже, чем на бумажное кадровое делопроизводство.

Генеральный директор ГК «Эдит Про» Дмитрий Кичко отметил в комментарии RSpectr, что

перевод всех кадровых документов в электронный вид – логичный и правильный процесс в условиях массового перехода на удаленную работу

Менеджер по продукции Konica Minolta Business Solutions Russia Егор Говорков указывает, что часть HR-специалистов компаниям предстоит обучать работе с системами ЭКДО. Потребуется время, прежде чем они безошибочно начнут заносить в них данные. Нужно будет в целом повышать их цифровую грамотность.

Д.Кичко также напомнил, что на законодательном уровне уже предусмотрена возможность работы в цифровом виде с трудовыми книжками – практика их использования оказалась достаточно успешной. По словам эксперта, это дает основания считать, что временные сложности, которые возникнут в ходе перевода в электронный вид кадровых документов, имеющих бумажную копию, будут преодолены – все стороны адаптируются к работе с ними только в цифре.

Изображение: Lori.ru

ЕЩЕ ПО ТЕМЕ:

Мультипаспорт на подходе
Преимущества и риски главного оцифрованного документа гражданина РФ